Dla wielu firm przypadkowa strata tych danych sprawiłaby długi okres przestoju, z pewnością łączący się z ogromnymi kosztami, a niekiedy nawet upadkiem przedsiębiorstwa. A dane można stracić w bardzo różny sposób, o czym wiele osób miało okazję się już przekonać. Jeżeli ktoś nosi przy sobie notebook, to ryzykuje tym, że ktoś go może zwyczajnie zrabować. Wystarczy moment nieuwagi, przykładowo zostawienie urządzenia na tylnym siedzeniu samochodu, i można stracić sprzęt z bardzo cenną zawartością. Czasami przytrafiają się także uszkodzenia urządzeń, czasami prowadzące do uszkodzenia pamięci. W takich przypadkach czasami da się dane odzyskać, chociaż jest to droga przyjemność, ale dużo bezpieczniejsze jest zabezpieczenie (polecam zawory odcinające od mercora) regularnymi backupami danych.
Utrata firmowych danych zawsze wiąże się z dużą ilością problemów, z tego też powodu warto dbać o ich regularną archiwizację. Przy komputerach stacjonarnych najprostszym wyjściem, wymagającym jedynie regularności, są kopie zapasowe windows 8. Pod tym systemem bez problemów ustawić można robienie kopii bezpieczeństwa, ważne powinno jednaj być, aby tak przygotowane dane skopiować na inny nośnik, najlepiej na jakiś serwer zewnętrzny, skąd da się je w razie kłopotów ściągnąć. Do dyspozycji jest również dużo najróżniejszych programów archiwizacyjnych, wystarczy je właściwie skonfigurować i w określonych przedziałach czasu backup danych online sam się będzie robił. Spora ilość użytkowników wykonuje to w ten sposób, że zostawia po pracy załączony komputer, i przez ten czas robi się kopia potrzebnych informacji.